Kunnanhallitus
Pöytäkirja 16.06.2020/Pykälä 225

CGI HR Po-järjestelmän hankinta

Khall 16.06.2020 § 225

(Lisätietoja: Kunnanjohtaja Antti Jämsén, puh. 040 745 9830, valmistelija controller Tuija Lång, puh.040 672 4257)

Kittilän kunnan henkilöstöhallinnon nykyisen järjestelmäkokonaisuuden ohjelmistotoimittaja on CGI Suomi Oy. Se on irtisanonut yksipuolisesti sopimuksen Kittilän kunnan kanssa 19.12.2019 Pegasos- palkanlaskentajärjestelmän osalta. CGI on tarjonnut korvaavaksi järjestelmäksi CGI:n HR Po-järjestelmää versiopäivityksenä. Nykyisen järjestelmän käyttö päättyy 3.12.2020.

Kittilän kunta on yhteistyössä muiden vastaavaa järjestelmää käyttävien ja LapIT Oy:n kanssa tehnyt selvitystyötä järjestelmämuutoksen hankintalain mukaisuudesta sekä muutoksen kokonaiskustannuksista. Selvitysten perusteella kyseessä ei ole versiopäivitys vaan uuden järjestelmän hankinta, jonka kokonaiskustannukset ylittävät hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon. Hankinnan arvioitu kokonaiskustannus on noin 100.000 euroa, joka sisältää järjestelmän käyttöönoton ja 3 vuoden ylläpitokustannukset (alv 0 %). Talousarvion investointiosassa on varattu 50.000 euroa henkilöstöhallinnon järjestelmien kehittämiseen. Käyttöönoton kustannusennuste eli investointiosaan kirjautuvien kulujen arvo on noin 60.000 euroa, joten investointiin tullaan todennäköisesti tarvitsemaan hieman lisämäärärahaa. CGI:n kanssa selvitellään mahdollista nk. moniasiakkuusympäristön rakentamista, mikä voisi mahdollistaa alemmat kustannukset. Hankinnan täsmällinen arvo tarkentuu kesän 2020 aikana, jonka jälkeen tehdään lisämäärärahaesitys.

Hankintalain mukaan suorahankinta on mahdollinen, mikäli sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 40 § 2 mom kohta 4). Kyseessä on Kittilän kunnasta riippumaton ja ennalta arvaamaton tilanne, sillä Pegasos-palkkahallintajärjestelmä irtisanottiin yksipuolisesti. Irtisanominen vuodenvaihteessa tapahtui täysin yllättäin ja niin lyhyellä irtisanomisajalla, ettei kunta voinut mitenkään ennakoida järjestelmän vaihdokseen liittyviä vaikutuksia ja tarpeita uudessa tilanteessa. Selvitysprosessin viive on ollut Kittilän kunnasta riippumatonta, eikä kunta itse ole viivytellyt asian edistämistä.

Tietojärjestelmämuutoksen takaraja on 3.12.2020, jonka jälkeen nykyinen Pegasos-palkkahallintajärjestelmä ei enää mahdollista palkanlaskentaa. Palkka-ja henkilöstöhallinnon järjestelmä on iso kokonaisuus ja sen kilpailutus- ja käyttöönottoprosessiin sisältyy sellaisia riskejä, jotka voivat jäljellä olevassa ajassa suoritettuna aiheuttaa merkittävää riskiä palkanmaksujen jatkuvuudelle. Käytettävissä oleva aika ei mahdollista laadukkaasti läpivietyä hankintaprosessia, järjestelmän koulutusta ja käyttöönottoa siten, että uusi järjestelmä olisi varmuudella käytettävissä 3.12.2020. Suorahankinta on välttämätön, koska kyseessä on kriittinen järjestelmä, jossa käyttökatkoa ei voi tulla. Järjestelmän hankinta suorahankintana 3 vuoden sopimuksella on välttämätön ottaen huomioon järjestelmän kriittisyyden kunnan toimintojen kannalta sekä sen, että ko. pituinen sopimuskausi mahdollistaa kunnan palkkajärjestelmän laadukkaan hankinta- ja käyttöönottoprosessin läpiviemisen jatkossa.

Kunnanjohtaja:

Kunnanhallitus päättää:

1) hankkia CGI HR Po-palkkahallintajärjestelmän suorahankintana CGI Suomi Oy:ltä hankinta-arvolla enintään 100.000 euroa (alv 0 %). Hankinta tehdään suorahankintana, koska käytettävissä oleva aika ei mahdollista laadukkaasti läpivietyä hankintaprosessia, järjestelmän koulutusta ja käyttöönottoa siten, että uusi järjestelmä olisi varmuudella käytettävissä 3.12.2020. Suorahankinta on välttämätön, koska kyseessä on kriittinen järjestelmä, jossa käyttökatkoa ei voi tulla.

2) kilpailuttaa palkkahallintajärjestelmän vuosien 2021-2023 välisenä aikana,

3) että määräaikainen sopimus on voimassa siihen saakka kunnes kilpailutettu uusi järjestelmä on käytössä, kuitenkin enintään kolme (3) vuotta,

4) että sopimus tulee voimaan sopimuksen allekirjoittamisella

Päätös:

Esitys hyväksyttiin.

__________