Kunnanhallitus
Pöytäkirja 16.06.2020/Pykälä 226

Kittilän kunnan arkistotoiminnan kehittäminen/LapIT Oy:n sähköinen Säilö

Khall 16.06.2020 § 226

(Lisätietoja: Vs. hallintojohtaja Hanna-Maria Grandell, puh. 040 572 4460)

Lapin kunnat ja LapIT Oy ovat tunnistaneet yhteisen tarpeen tukea ja tehostaa tiedonohjausta, dokumentinhallintaa, arkistoinnin kokonaisuuden hallintaa sekä vahvistaa ja varmistaa tiedon, toiminnan ja tietojärjestelmien yhteensopivuutta. Lapin kunnat ovat todenneet, että sähköisen arkiston hankinta tulee ulottaa kaikkeen kunnassa syntyvään, arkistointivelvoitteen piirissä olevaan dokumentaatioon.

Kun järjestelmäkirjoa yhdistetään, saadaan tieto kuntien välillä tehokkaasti arkistoitua, dokumentoitua ja yhtenäistettyä. Samalla tiedon siirtäminen helpottuu. Tieto syntyy pääosin sähköisenä ja mahdollisimman automatisoituna koko elinkaaren ajan ilman, että välillä tehdään aikaa vieviä ja kustannuksia lisääviä tulostus- ja manuaalisia toimintoja. Tehokkain tapa olisi hankkia kuntia palveleva yhteisen sähköisen arkiston alusta, joka täyttää Sähke2- normin vaatimukset.

LapIT Oy on käynnistänyt vuonna 2019 sähköisen arkistoinnin sekä dokumentinhallinnan kilpailutuksen. LapIT Oy on pyytänyt vuoden 2019 syksyllä alueen kunnilta sitoumuksia neuvottelumenettelynä

toteutettavaan hankintaan, dokumenttien hallinnan osalta ja sähköisen arkiston osalta mennessä. Sitoumuksensa antaneet omistaja-asiakkaat voivat nimetä omasta organisaatiostaan henkilön neuvottelumenettelyyn. Kittilän kunta ei tuossa vaiheessa lähtenyt mukaan yhteishankintaan, mutta myöhemmin on ilmennyt että tähän on ilmeinen tarve.

LapIT Oy:n tarjoaman palvelun käyttöönotto on käynnistynyt alkuvuodesta 2020. Hankittavaan sähköisen arkistoinnin järjestelmään on integroitavissa lähes kaikki kunnan arkistoivaa aineistoa tuottavat tietojärjestelmät. Järjestelmien integrointi

tapahtuu jaksotetusti useamman vuoden aikana. Vuosittainen kustannus riippuu integroitavasta järjestelmästä ja arkistoitavan materiaalin laajuudesta ja hankinta otetaan talousarviossa huomioon.Tarkempi kustannusarvio saadaan projektin edetessä.

Sitoumuksen sähköisestä arkistoinnin ratkaisusta ovat jo antaneet muun muassa Posion ja Ylitornion sekä Pellon kunta ja Rovaniemen kaupunki. Sähköisen arkiston hankinta

on välttämätön arkistovaatimusten, asiakirjahallinnon toimivuuden sekä muuttuvien lakivaatimusten takia.

Kunnanjohtaja:

Kunnanhallitus päättää,

1) että Kittilän kunta sitoutuu LapIT Oy:n sähköisen arkiston ratkaisuhankintaan, mikäli muutkin seudun kunnat tähän lähtevät omilla maksuosuuksillaan

2) ja nimeää hallintojohtajan kunnan edustajaksi LapIT Oy:n kanssa käytäviin yhteistyöneuvotteluihin

Päätös:

Kunnanjohtajan muutettu esitys:

Kunnanhallitus päättää,

1) että Kittilän kunta sitoutuu LapIT Oy:n sähköisen arkiston ratkaisuhankintaan

2) ja nimeää hallintojohtajan kunnan edustajaksi LapIT Oy:n kanssa käytäviin yhteistyöneuvotteluihin

Kunnanjohtajan muutettu esitys hyväksyttiin.

__________