Vapaan sivistystyön lautakunta
Pöytäkirja 03.03.2022/Pykälä 13

Vapaan sivistystyön lautakunta

§ 13

03.03.2022

 

Selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä vuonna 2021

 

Vapsivlk 03.03.2022 § 13

 

(Lisätietoja: sivistystoimenjohtaja p. 040 7057 486)

Sisäisen valvonnan avulla varmistetaan, että toimialan tavoitteet saavutetaan, toiminta on lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten mukaista, voimavarat ovat tuloksellisessa käytössä, omaisuus on turvattu ja henkilöstön toiminta on vastuullista ja hyvän hallintotavan mukaista.

 

Operatiiviseen johtamiseen kuuluva sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen.

 

Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erilaisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa, jossa on selkeät vastuunsa kaikilla niillä johdon ja esimiestason henkilöillä, joille on delegoitu tehtäväänsä sisältyväksi toiminnallista ja/tai taloudellista päätöksentekovaltaa.

 

Sisäinen seuranta on luottamushenkilöiden ja toimielinten suorittamaa sisäistä valvontaa. Lautakuntaa informoidaan kuukausittain ja kvartaaleittain talouden toteumasta ja ennusteesta. Ennusteessa huomioidaan ja tuodaan esiin mahdollisimman realistisesti toimintavuoden aikana ennustettavissa olevat poikkeamat ja tunnistetut riskit suhteessa käyttösuunnitelmaan.

 

Sisäinen tarkastus on tarkastustarkoituksessa tehtävää valvontaa. Sisäinen tarkastustoiminta suoritetaan toimivan johdon alaisuudessa.

 

Kunnanhallituksen on tehtävä toimintakertomuksessa selkoa, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on kunnassa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kunnanhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä.

Lautakuntia on pyydetty toimittamaan kunnanhallituksen käsittelyyn selonteko alla olevista näkökulmista 15.3.2022 mennessä.

 

Vapaan sivistystyön lautakunnan sisäisen valvonnan järjestäminen vuonna 2021

 

1. Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen

 

Toimialalla on toimintavuoden 2021 aikana noudatettu voimassa olevaa lainsäädäntöä niin hallintomenettelyissä kuin toimialan oman lainsäädännön piiriin kuuluvissa vastuissa. Kunnan hallintosääntö ja muut kunnan keskeiset sisäiset ohjeet ja määräykset on huomioitu toiminnassa ja sen johtamisessa.

 

2. Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus

 

Taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista on käsitelty tavoitekohtaisesti lautakunnan toimintakertomuksessa ja talousarvion toteutumisvertailussa.

 

Vapaan sivistystyön lautakunta pääsi vuonna 2021 pääosin sekä taloudellisiin että toiminnallisiin tavoitteisiinsa. Toimialajohtajan viran hoitaminen sijaisjärjestelyin vaikutti kuormittavasti sivistystoimen hallintoon ja sitä kautta sivistystoimen tavoitteiden toteutumiseen.

 

Suurimman riskin vuonna 2021 aiheutti koronapandemia. Pandemian osalta korostui toimialalla tehtävä ennakointi sekä kyky vastata akuutteihin tilanteisiin. Lautakunnan alainen toiminta pystyttiin järjestämään pääosin normaalisti pandemiasta huolimatta

 

3. Riskienhallinnan järjestäminen

 

Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa ja sen tavoitteena on saada kohtuullinen varmuus organisaation tavoitteiden saavuttamisesta sekä toiminnan jatkuvuudesta ja häiriöttömyydestä. Riskienhallinta toimialalla järjestetään noudattaen voimassa olevaa sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan ohjetta. Riskienhallinta on kokonaisvaltaista ulottuen kaikkeen toimialan toimintaan. Riskien arviointia tehdään säännönmukaisesti toimintavuoden aikana. Tunnistettuihin riskeihin varaudutaan ja riskien toteutumista arvioidaan ja niistä raportoidaan säännöllisesti osana muuta raportointia.

 

4. Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta

 

Hankinnat on tehty ja tarvittaessa kilpailutettu voimassa olevien hankintaohjeiden mukaisesti.

Hallintosäännön 74 § mukaan toimialajohtaja päättää laskujen tarkistajat ja hyväksyjät.

 

5. Sopimustoiminta

 

Solmittuja sopimuksia on noudatettu ja seurattu asianmukaisesti. Sopimusten hallitsemiseksi myös sivistystoimen sopimukset tulisi saattaa Cloudia-järjestelmään.

 

6. Arvio sisäisen tarkastuksen järjestämisestä

 

Liikunta-, kulttuuri-, tai nuorisotoiminnasta tai opistotoiminnasta ei ole tarpeen järjestää sisäistä tarkastusta.

 

7. Intressitahotapahtumia koskevat liitetiedot

 

Päätöksenteossa esteellisyydet on huomioitu lainmukaisesti. Sidonnaisuusilmoitukset on tehty asianmukaisesti.

 

Sivistystoimenjohtaja:

 

Vapaan sivistystyön lautakunta päättää hyväksyä ja lähettää edelleen kunnanhallituksen hyväksyttäväksi selonteon sisäisen valvonnan järjestämisestä vuonna 2021.

 

Päätös:

Esitys hyväksyttiin.

 

Tauko pidettiin tämän pykälän käsittelyn jälkeen.

__________