Kunnanhallitus
Pöytäkirja 11.08.2020/Pykälä 300

Kunnanhallitus	§ 46	11.02.2020
Kunnanhallitus	§ 300	11.08.2020

 

Kittilän Vasemmiston valtuustoryhmän valtuustoaloite 11.11.2019 sähköisestä kokouspalvelusta ja kunnanhallituksen teknisestä sihteeristä

 

424/00.02/2019

 

Khall 11.02.2020 § 46

 

 

(Lisätietoja: Kunnanjohtaja Antti Jämsén, puh. 040 745 9830)

 

Kittilän Vasemmiston valtuustoryhmä esittää, että kunnanhallitus lähtee nyt uuden toimikauden alussa hyödyntämään sähköistä kokouspalvelua niin, että myös läsnäolotietojen hallinta ja äänestys otetaan käyttöön. Samalla esitetään, että kunnan useiden muiden lautakuntien tapaan kunnanhallituksen kokouksissa siirryttäisiin käyttämään teknistä sihteeriä/pöytäkirjanpitäjää, joka samalla hallinnoi läsnäolotietoja ja käynnistää sähköiset äänestykset. Tällä tavoin kokousten kulun kirjaaminen tulee helpommaksi ja nopeammaksi ja tavoitteena tulee olla pöytäkirjan reaaliaikainen kirjaaminen ja tarkastaminen heti kokousten päättymisen jälkeen sekä välitön julkaisu.

 

Edelleen aloitteessa esitetään, että kaikkien kunnan toimielinten tulee siirtyä sähköiseen kokouskäytäntöön vuonna 2020 ja tämä tulee ottaa huomioon talousarviota laadittaessa.

 

Kunnanjohtaja:

Vs. hallintojohtaja valmistelee aloitteen.

 

Päätös:

Esitys hyväksyttiin.

__________

 

Khall 11.08.2020 § 300

 

(Lisätietoja: Vs. hallintojohtaja Hanna-Maria Grandell, puh. 040 572 4460)

 

Kittilän kunnassa on kevään ja kesän 2020 aikana valmisteltu kyseiseen valtuustoaloitteeseen liittyviä asiakokonaisuuksia.

 

Kunnan uusi hallintosääntö on menossa poliittiseen hyväksyntään ja siinä on huomioitu sekä sähköinen kokouskäytäntö että mahdollisuus teknisen sihteerin nimeämiseen kunnanhallituksen ja valtuuston kokouksiin. Hallintosääntö on tarkoitus hyväksyä elokuun valtuuston kokouksessa.

 

Kittilän kunnassa käytetään teknistä sihteeriä jo nykyisellään teknisen lautakunnan ja sivistyslautakunnan kokouksissa. Tästä on saatu kannustavia kokemuksia ja kannattaisi tarkastella asiaa laajemmin ulottaen toimintamalli kaikkiin toimielimiin.

 

Kittilän kunnan ns. luottamushenkilöportaali on käytössä kunnanhallituksen kokouksissa, mutta vasta esityslistojen lukemiseksi. Varsinaisissa kokouksissa portaalia voidaan hyödyntää täysimääräisesti siinä vaiheessa, kun uusi Dynasty versio otetaan käyttöön ja luottamushenkilöt koulutetaan alustaa käyttämään. Tällöin esimerkiksi äänestykset, nimenhuudot, puheenvuoropyynnöt, vastaesitykset, eriävät mielipiteet jne. hoidetaan portaalin kautta.Tällöin pöytäkirjan laatiminen kokouksessa mahdollistuu, pöytäkirja saadaan kokouksen päätteeksi allekirjoitettua ja julkaistua seuraavana päivänä, jolloin myös tiedottaminen tehostuu /nopeutuu.

 

Hallintojohtajan johdolla valmistellaan sähköistä kokouskäytännettä kaikkiin toimielimiin. Tavoiteaikatauluna on saada koulutukset, laitehankinnat ja tarvittavat ohjelmistot uusittua syyskaudella 2020. Tämän jälkeen myös tekninen sihteeri voidaan nimetä kokouksiin avuksi. Tämä vaatii toimistohenkilökunnan tehtäväjärjestelyjä tai vaihtoehtoisesti toimenkuvapäivityksiä. Myös Innofactorin ohjelmistot/koulutukset tarvitaan asian edistämiseksi.

 

Valtuuston osalta konekantaa on käyty läpi kesän aikana ja tavoitteena on myös valtuuston saaminen sähköiseen kokousportaaliin tämän valmistelun myötä.

 

Kunnanjohtaja:

Kunnanhallitus päättää

 

1) merkitä saapuneen aloitteen tiedoksi

 

2) valtuuttaa hallintojohtajan koordinoimaan/valmistelemaan sähköisen kokoushallinnan ulottamista kaikkiin Kittilän kunnan toimielimiin, valtuusto mukaan lukien

 

3) valtuuttaa hallintojohtajan valmistelemaan mahdollisuutta teknisen sihteerin saamiseksi avuksi kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston kokouksiin

 

4) valtuuttaa hallintotoimen hankkimaan tarvittavat ohjelmistot / laitteet / työvälineet sähköisen kokouskäytännön edistämiseksi

 

5) saattaa aloitteen johdosta tehtävä toimenpiteet valtuustolle tiedoksi ja todeta aloitteen olevan edelleen vireillä

 

Päätös:

Esitys hyväksyttiin.

__________