Kunnanhallitus
Pöytäkirja 05.05.2020/Pykälä 180

Kunnanhallitus

§ 180

05.05.2020

 

Sähköinen kokouskäytäntö Kittilän kunnassa

 

424/00.02/2019, 99/05.07.05/2020

 

Khall 05.05.2020 § 180

 

(Lisätietoja: Vs. hallintojohtaja Hanna-Maria Grandell, puh. 040 572 4460)

 

Sähköinen kokouskäytäntö (joko sähköinen kokous tai sähköinen päätöksentekomenettely) on mahdollista ottaa kunnissa käyttöön, mikäli siitä on määräykset kunnan hallintosäännössä. Kittilässä tämä valmistelu on meneillään ja asia etenee kunnanvaltuuston päätettäväksi kevään-kesän aikana. Kukin toimielin omalta osaltaan päättää hallintosäännön mukaisesti, että sähköistä kokouskäytäntöä voidaan tarvittaessa käyttää toimielimen kokouksissa. Käytännössä toimielimen puheenjohtaja tekee ratkaisun siitä, milloin kokous pidetään sähköisenä.

 

Teknisenä, kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden edellytyksenä on kuntalain 99 §:n mukaan se, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Kuntaliiton ohjeen mukaan kunnan velvollisuus on huolehtia kokoustekniikan toimivuudesta.

 

Toimielinten jäsenillä tulee olla mahdollisuus osallistua keskusteluun ja päätöksentekoon. Jos näin ei ole, voi syntyä laillisuusongelma. Mikäli yhteydet ovat kovin huonoja ja osallistujia putoaa pois verkosta, kokous tulee keskeyttää ja kokousta voidaan jatkaa, kun kaikki osallistujat ovat taas mukana kokouksessa.

 

Kuntaliiton näkemyksen mukaan sähköisen kokouksen käyttöönotto edellyttää jäsenten tasapuolista mahdollisuutta osallistua järjestelmän käyttöönotosta järjestettävään koulutukseen. Kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisten saatavissa. Suljettuun sähköiseen kokoukseen tulisi osallistua sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisten kuultavissa tai nähtävissä.

 

Julkisen hallinnon neuvottelukunta korostaa, että sähköisten järjestelmien välityksellä käyttäjillä on suurempi vastuu oman toimintansa tietosuojasta. Tällöin viranomainen ei voi varmistua siitä, että käyttäjän toimintaympäristössä ei ole läsnä ulkopuolisia henkilöitä. Tietosuojan osalta kunnan velvollisuus on huolehtia välineiden tietoturvasta ja tietosuojasta.

 

Tartuntatautitilanteeseen liittyen Kuntaliitto on ohjeistanut kuntia käyttämään harkintaa toimielinten kokousaikatauluissa. Toimielinten kokouksia tulee harventaa tai jättää kokonaan pitämättä, mikäli asiat eivät edellytä kokoontumista. Puheenjohtajalla on oikeus perustelluista syistä siirtää tai peruuttaa kokous.

 

Kunnanjohtaja:

Kunnanhallitus päättää

 

1) että varsinainen kokous on ensisijainen toimintatapa kunnan toimielinten kokouksille normaalioloissa ja mahdollisuuksien mukaan myös poikkeusoloissa

 

2) pitää kunnanhallituksen kokoukset tarvittaessa sähköisesti siinä vaiheessa, kun hallintosääntö on tältä osin hyväksytty kunnanvaltuustossa ja kunnanhallituksen jäsenet koulutettu ja perehdytetty sähköisen kokouksen käyttämiseen

 

3) oikeuttaa puheenjohtajan tekemään ratkaisun, milloin sähköistä kokousta käytetään tai onko jäsenen mahdollisuus osallistua kokoukseen etäyhteydellä

 

4) suosittaa lautakuntia ottamaan sähköisen kokousmenettelyn vastaavalla tavalla tarvittaessa käyttöönsä

 

5) ohjeistaa, että sähköiseen kokoukseen osallistuvan luottamus henkilön tulee huolehtia siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut ole ulkopuolisten kuultavissa tai nähtävissä

 

6) kehottaa luottamushenkilöitä osallistumaan sähköisessä kokouksessa käytettävän järjestelmän koulutustilaisuuksiin erikseen ilmoitettavina ajankohtina

 

Kunnanhallitus päättää esittää valtuustolle, että valtuusto

 

1) toteaa varsinaisen kokouksen olevan ensisijainen toimintatapa valtuuston kokouksille normaalioloissa ja mahdollisuuksien mukaan myös poikkeusoloissa,

 

2) päättää järjestää valtuuston kokoukset tarvittaessa sähköisesti siinä vaiheessa, kun hallintosääntö on tältä osin hyväksytty ja valtuutetut on koulutettusähköisen kokouksen käyttämiseen

 

3) oikeuttaa puheenjohtajan tekemään ratkaisun, milloin sähköistä kokousta käytetään tai onko jäsenen mahdollisuus osallistua kokoukseen etäyhteydellä.

 

Kunnanjohtaja muutettu esitys:

Esityksen ensimmäisen osion "Kunnanhallitus päättää" kohta nro 2 muutetaan kuulumaan seuraavasti:

 

2) Pitää kunnanhallituksen kokoukset tarvittaessa sähköisesti siinä vaiheessa, kun kunnanhallituksen jäsenet koulutettu ja perehdytetty sähköisen kokouksen käyttämiseen

 

Muilta osin esitys säilyy ennallaan.

 

Päätös:

Hyväksyttiin tällä tarkennuksella kunnanjohtajan muutettu esitys.

__________