Kunnanhallitus
Pöytäkirja 05.05.2020/Pykälä 179

Kunnanhallitus	§ 130	31.03.2020
Kunnanhallitus	§ 179	05.05.2020

 

Hallintosäännön muuttaminen

 

43/00.01.01/2019, 424/00.02/2019, 99/05.07.05/2020

 

Khall 31.03.2020 § 130

 

 

Korona-epidemia on tehnyt ajankohtaiseksi tarpeen aikaansaada mahdollisuus sähköisten kokousten pitämiseen. Sähköiseen kokoukseen voi osallistua esimerkiksi karanteenissa oleva luottamushenkilö.

 

Kuntalain 99 §:n mukaan sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä voidaan pitää tarpeellisena lähinnä kokoustyöskentelyn vaatiman vuorovaikutuksen vuoksi. Suomen Kuntaliitto katsoo, että sähköinen kokous voidaan pitää soveltuvalla tietojärjestelmällä tai videoneuvotteluyhteydessä. Koska valtuuston kokoukset ovat julkisia, on sähköisen kokouksen seuraamista varten varattava tila, jossa osallistujat näkyvät tilassa olevalla näytöllä tai sähköinen kokousnäkymä voidaan yhdistää avoimeen tietoverkkoon kunnan verkkosivuilta seurattavaksi.

 

Kuntalain 100 §:n mukainen sähköinen päätöksentekomenettely tarkoittaa ajasta ja paikasta riippumatonta, suljetussa tietojärjestelmässä tapahtuvaa päätöksentekoa, joka tapahtuu jo ennen kokousta. Asiat siirtyvät varsinaisen kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on jättänyt kantansa ilmaisematta. Menetelmä edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista. Sähköinen päätöksentekomenettely ei sovellu valtuuston kokouksiin.

 

Suomen Kuntaliiton hallintosääntömalli sisältää mahdollisuuden sähköiseen kokousmenettelyyn. Asia pitää kirjata sekä valtuuston toimintaa koskevaan lukuun että yleiseen päätöksenteko- ja hallintomenettelyä koskevaan lukuun.

 

Edellä mainittujen seikkojen lisäksi on tullut tarpeen lisätä kunnanjohtajan toimivaltuuksia toimialajohtajien määräaikaisia viransijaisuuksia täytettäessä.

 

Kunnanjohtaja:

 

1) Kunnanhallitus päättää tehdä kunnanvaltuustolle seuraavan päätösesityksen:

 

Valtuusto päättää lisätä Kittilän kunnan hallintosäännön 90 §:ään uuden 2 momentin sekä 127 §:ään uuden 2 momentin:

 

90 § Valtuuston päätöksentekotavat

 

Valtuusto käsittelee asiat varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokoukseen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

 

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata valtuuston sähköistä kokousta internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa.

 

Kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että valtuuston sähköiset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

 

126 §

 

Toimielin käsittelee asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

 

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa.

 

Kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

 

Hallintosääntö luku 3. henkilöstöorganisaatio 14 § Kunnanjohtaja:

lisätään kohta 15:Kunnanjohtaja päättää toimialajohtajien määräaikaisista viransijaisuuksista alle vuodeksi.

Hallintosääntö 3 luku. henkilöstöorganisaatio 18 § 3. momentti. Kunnanhallitus päättää toimialajohtajien sijaiset, mikäli toimialajohtaja on poissa tai esteellinen

46 § Palvelussuhteeseen ottaminen. Lisätään kohta: Kunnanjohtaja päättää toimialajohtajien palkkaamisesta määräaikaisesti (alle vuosi)

Hallintosäännön muutokset tulevat voimaan 1.5.2020 alkaen. Tämä sillä varauksella, että valtuusto pystyy pitämään kokouksen huhtikuussa.

2) Kunnanhallitus päättää, että hallintosäännön kokonaisuudistus tuodaan kunnanhallituksen käsittelyyn kesään 2020 mennessä

 

Hallintosäännön muutokset tulevat voimaan 1.5.2020 alkaen. Tämä sillä varauksessa, että valtuusto pystyy pitämään kokouksen huhtikuussa.

 

Päätös:

Keskustelun kuluessa todettiin, että kunnanhallitus hyväksyy kunnanjohtajan esityksen lukuun ottamatta hallintosäännön § 46 palvelussuhteeseen ottaminen. Kunnanhallitus haluaa pitää itsellään toimialajohtajien palkkaamisen alle vuodeksi. Lisäksi muutettiin hallintosäännön voimaantulon ajankohtaa kokousaikataulujen vuoksi.

 

Kunnanhallitus päätti yksimielisesti:

tehdä kunnanvaltuustolle seuraavan päätösesityksen:

 

1)Valtuusto päättää lisätä Kittilän kunnan hallintosäännön lukuun 12 valtuuston kokoukset 90 §:ään uuden 2 momentin sekä lukuun IV päätöksenteko-ja hallintomenettely toimielinten päätöksentekotavat 126 §:ään uuden 2 momentin:

 

90 § Valtuuston varsinainen kokous ja sähköinen kokous

Valtuusto käsittelee asiat varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokoukseen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

 

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata valtuuston sähköistä kokousta internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa.

Kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että valtuuston sähköiset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

 

126 § toimielinten päätöksentekotavat

Toimielin käsittelee asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa.

Kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

 

2) Valtuusto päättää muuttaa Kittilän kunnan hallintosäännön 3 luku henkilöstöorganisaatio 18 § 3. momentin kuulumaan seuraavasti: Kunnanhallitus päättää toimialajohtajien sijaiset, mikäli toimialajohtaja on poissa tai esteellinen.

 

Lisäksi kunnanhallitus päätti yksimielisesti kunnanhallituksen puheenjohtajan esittämänä, että kunnanhallituksella on toimivalta valita toimialajohtajan sijainen alle vuodeksi. Tämä kirjataan hallintosäännön seuraaviin kohtiin:

5. luku Kunnanhallituksen tehtävät ja toimivalta

kohta 26 kunnanhallitus päättää toimialajohtajien sijaiset alle vuodeksi, mikäli toimialajohtaja on poissa tai esteellinen

6. luku Toimivalta henkilöstöasioissa 46 §

kohta 7 Kunnanhallitus päättää toimialajohtajien sijaiset alle vuodeksi mikäli toimialajohtaja on poissa tai estynyt

 

3) Kunnanvaltuusto päättää, että hallintosäännön muutos tulee voimaan 1.7.2020

 

4) että hallintosäännön kokonaisuudistus tuodaan kunnanhallituksen käsittelyyn kesään 2020 mennessä.

__________

Khall 05.05.2020 § 179

 

Edellisen kunnanhallituksen käsittelyn jälkeen on syytä tarkentaa hallintosääntöä sähköisten kokousten osalta

 

126 a § Toimielinten päätöksentekotavat

 

Toimielin käsittelee asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää tai sähköistä kokouskäytännön järjestelmää

 

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous)

 

Toimielin (lukuun ottamatta valtuustoa) voi tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekojärjestelmässä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekojärjestelmä)

 

Kunnanhallitus päättää sähköisen kokouksen ja sähköisen päätöksentekojärjestelmän käyttöönoton perusteista.

 

Kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

 

126 b § Sähköinen kokous

Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti edellyttäen että läsnäoleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö-ja kuuloyhteydessä.

 

Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta ja sellaisilla kunnan määrittelemillä palveluilla, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa, kopioitavissa tai nähtävissä.

 

Toimielimen suljettuun kokoukseen voi osallistua sellaisesta valitsemastaan paikasta, jossa suljetun kokouksen keskustelujen luottamuksellisuus voidaan turvata ja salassapitovelvoitteita voidaan noudattaa.

 

Viranhaltijat ja luottamushenkilöt vastaavat omasta puolestaan salassapitovelvoitteiden noudattamisesta osallistuessaan sähköiseen kokoukseen. Salassapitovelvoitteista säädetään julkisuuslain 22-23 §:ssä ja yleiset salassapitoperusteet ovat 24 §:ssä.

Kuntalain 101 §:n mukaan muun toimielimen kuin valtuuston kokoukset ovat julkisia vain, jos toimielin niin päättää eikä kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi.

126 c § Sähköinen päätöksentekomenettely

Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

Sähköinen päätöksentekomenettely on käytössä ennen toimielimen kokousta. Kunnan harkinnassa on, minkälaisissa asioissa menettely on käytössä, koska kuntalaki ei ota siihen kantaa. Sähköistä päätöksentekomenettelyä ei voida käyttää toimielimen julkisissa kokouksissa.

Lain perustelujen mukaan sähköinen päätöksentekomenettely edellyttää siihen soveltuvan tietojärjestelmän tai muun tietoteknisen ratkaisun käyttämistä. Toimielimen jäsenet tulisi voida luotettavasti tunnistaa siten kuin laissa vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (617/2009) säädetään. Käytettävän tietojärjestelmän tulee olla suljettu ja käytettävien tietoliikenneyhteyksien tulee olla asianmukaisesti suojattu.

 

129 § Sähköinen kokouskutsu

 

Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti ja saattaa sähköisesti saataville. Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.

 

Salassa pidettäviä tietoja voidaan lähettää vain suojatulla yhteydellä.

 

Kunnanjohtaja:

Kunnanhallitus päättää tehdä kunnanvaltuustolle seuraavan päätösesityksen:

 

Valtuusto päättää lisätä Kittilän kunnan hallintosäännön lukuun 12 valtuuston kokoukset 90 §:ään uuden 2 momentin sekä lukuun IV Päätöksenteko -ja hallintomenettely toimielinten päätöksentekotavat 126 §:ään uudet kohdat 126 a, 126 b, 126 c sekä tarkentaa kohtaa 129 § Sähköinen kokouskutsu

 

90 § Valtuuston varsinainen kokous ja sähköinen kokous

 

Valtuusto käsittelee asiat varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokoukseen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

 

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla(sähköinen kokous). Yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata valtuuston sähköistä kokousta internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa.

 

Kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että valtuuston sähköiset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

 

126 a § Toimielinten päätöksentekotavat

 

Toimielin käsittelee asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää tai sähköistä kokouskäytännön järjestelmää

 

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla(sähköinen kokous)

 

Toimielin (lukuun ottamatta valtuustoa)voi tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekojärjestelmässä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekojärjestelmä)

 

Kunnanhallitus päättää sähköisen kokouksen ja sähköisen päätöksentekojärjestelmän käyttöönoton perusteista.

 

Kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

 

126 b § Sähköinen kokous

Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti edellyttäen että läsnäoleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö-ja kuuloyhteydessä.

 

Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta ja sellaisilla kunnan määrittelemillä palveluilla, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa, kopioitavissa tai nähtävissä.

 

Toimielimen suljettuun kokoukseen voi osallistua sellaisesta valitsemastaan paikasta, jossa suljetun kokouksen keskustelujen luottamuksellisuus voidaan turvata ja salassapitovelvoitteita voidaan noudattaa.

 

Viranhaltijat ja luottamushenkilöt vastaavat omasta puolestaan salassapitovelvoitteiden noudattamisesta osallistuessaan sähköiseen kokoukseen. Salassapitovelvoitteista säädetään julkisuuslain 22-23 §:ssä ja yleiset salassapitoperusteet ovat 24 §:ssä.

Kuntalain 101 §:n mukaan muun toimielimen kuin valtuuston kokoukset ovat julkisia vain, jos toimielin niin päättää eikä kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi.

126 c § Sähköinen päätöksentekomenettely

Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

Sähköinen päätöksentekomenettely on käytössä ennen toimielimen kokousta. Kunnan harkinnassa on, minkälaisissa asioissa menettely on käytössä, koska kuntalaki ei ota siihen kantaa. Sähköistä päätöksentekomenettelyä ei voida käyttää toimielimen julkisissa kokouksissa.

Lain perustelujen mukaan sähköinen päätöksentekomenettely edellyttää siihen soveltuvan tietojärjestelmän tai muun tietoteknisen ratkaisun käyttämistä. Toimielimen jäsenet tulisi voida luotettavasti tunnistaa siten kuin laissa vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (617/2009) säädetään. Käytettävän tietojärjestelmän tulisi olla suljettu ja käytettävien tietoliikenneyhteyksien tulisi olla asianmukaisesti suojattu.

 

129 § Sähköinen kokouskutsu

 

Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti ja saattaa sähköisesti saataville. Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.

 

Salassa pidettäviä tietoja voidaan lähettää vain suojatulla yhteydellä.

 

Lisäksi kunnanhallitus päättää esittää valtuustolle, että kunnanhallituksella on toimivalta valita toimialajohtajan sijainen alle vuodeksi. Tämä kirjataan hallintosäännön seuraaviin kohtiin:

 

5. luku Kunnanhallituksen tehtävät ja toimivalta

kohta 26 kunnanhallitus päättää toimialajohtajien sijaiset alle vuodeksi, mikäli toimialajohtaja on poissa tai esteellinen

6. luku Toimivalta henkilöstöasioissa 46 §

kohta 7 Kunnanhallitus päättää toimialajohtajien sijaiset alle vuodeksi, mikäli toimialajohtaja on poissa tai estynyt

 

3) Kunnanvaltuusto päättää, että hallintosäännön muutos tulee voimaan 1.6.2020

 

4) että hallintosäännön kokonaisuudistus tuodaan valtuuston kesäkuun kokoukseen 22.6.2020 hyväksyttäväksi

 

Päätös:

Esitys hyväksyttiin.

__________