Sosiaali- ja terveyslautakunta
Pöytäkirja 30.10.2019/Pykälä 54

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja KANTA-palvelujen käyttöönotto

375/07.01.02/2019

Sotelk 30.10.2019 § 54

(Lisätietoja: etuuskäsittelijä 0400 356429)

Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen kehittäminen on osa sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanketta. Hankkeen keskeiset toteuttajat ovat sosiaali- ja terveysministeriö, terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL, Kela, sosiaalialan osaamiskeskukset sekä sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevien tietojärjestelmien toteuttajat. Sosiaalihuollon käyttöön tulevia Kanta-palveluja ovat sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja kansalaisen verkkopalvelu Omakanta. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tullaan tallentamaan kaikki sosiaalipalvelussa syntyvät asiakasasiakirjat. Asiakas voi Omakannassa seurata asiansa käsittelyä ja tutustua asiakirjoihin, joita hänelle on laadittu. Asiakas myös näkee Omakannassa, milloin asiakkuus on alkanut ja kuka hänen asioitaan hoitaa.

Sote-organisaation tehtävänä on liittyä Kanta-palvelujen asiakkaaksi, ottaa käyttöön sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja tehdä palvelun käyttöönottoa edeltävät tekniset valmistelut yhdessä tietojärjestelmätoimittajan kanssa.

Kanta-palvelujen käyttöönotto edellyttää muun muassa seuraavia tehtäviä:

Ennen asiakastiedon arkiston käyttöönottoa organisaation on tehtävä liittymisvalmistelut. Valmistelut tehdään yhteistyössä sosiaalihuollon organisaation johdon, tietohallinnon, tietosuojavastaavan, asiakirjahallinnon sekä asiakastyötä tekevien ammattilaisten kesken. Päätettävä on, millä tietojärjestelmäprofiililla liitytään, mitä toiminnallisuuksia otetaan käyttöön, mitä tietoja aiotaan tallentaa (ennen liittymistä syntyneet asiakirjat tai liittymisen jälkeen syntyneet asiakirjat vai molemmat) ja mitä tietosisältöjä aiotaan tallentaa.

Käyttöönotto edellyttää organisaatiolta hallinnollista päätöstä Kanta-palveluihin liittymisestä ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkistopalvelun käyttöönottamisesta. Julkisessa sosiaalihuollossa päätöksen tekeminen kuuluu lautakunnalle ja päätöksessä on hyvä mainita, kenellä on organisaation nimenkirjoitusoikeus. Myös päätös käyttöönoton aikataulusta täytyy tehdä.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymisestä ei vielä ole velvoittavaa lainsäädäntöä. Liittymisvelvoitteesta tullaan kuitenkin säätämään uudistuvassa laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä.

Hallinnollisen päätöksen jälkeen organisaatiossa käynnistetään sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprojekti. Käyttöönottoprojekti vaatii resursseja niin talouden kuin henkilötyövoimankin suhteen.

Kun organisaatiossa on tehty päätös arkiston käyttöönoton ajankohdasta, se ilmoittautuu sopivaksi katsottavaan ajankohtaan kuuluvaan käyttöönoton aaltoon THL:n OPER-yksikölle ilmoittautumislomakkeella. Ilmoittautumisen jälkeen organisaatio pääsee mukaan ohjattuun käyttöönottoprosessiin, josta toteuttavat THL ja kela.

Kittilän kunnassa soivin ajankohta olisi ilmoittautua 7. aaltoon. Ilmoittautuminen tapahtuisi 1/2020 mennessä ja arkistointi aloitettaisiin 9-12/2020. Valmistelutilaisuus pidetään 3/2020 ja toimintatapakoulutus 5/2020.

Kanta-palvelut ovat avainasemassa palvelujärjestelmän vaikuttavuuden ja tehokkuuden parantamisessa. Sosiaalihuollon ammattilaisten tuottamat kirjaukset ovat sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston avulla reaaliaikaisesti saatavilla. Laadukas kirjaamistyö tukee lisäksi palvelujen johtamista ja päätöksentekoa. Asiakastyö vahvistuu, kun palveluprosessit yhdenmukaistuvat kansallisesti ja palvelu on tasa-arvoisempaa.

Kittilän sosiaalitoimi on ollut mukana valtakunnallisessa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisessä useita vuosia. Kansakoulu-hankkeeseen (sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain valtakunnallinen toimeenpanohanke) osallistumalla on kuntaamme valmennettu määrämuotoiseen kirjaamiseen ja kansallisen asiakastietomallin käyttöönottoon perehdytettyjä ammattihenkilöitä eli kirjaamisvalmentajia, jotka vastaavat oman organisaation henkilöstön valmentamisesta. Kirjaamisvalmentajia on yhteensä viisi ja tarkoitus on valmentaa kaikki sosiaalihuollon kirjauksia tekevät työntekijät, osa on jo valmennettu.

Perusturvajohtaja:

Sosiaali- ja terveyslautakunta päättää, että Kittilän kunta ottaa käyttöön sosiaalihuollon asiakastiedon arkistopalvelun ja liittyy Kanta-palveluihin. Ilmoittautuminen tapahtuu tammikuuhun 2020 mennessä. Organisaation nimenkirjoitusoikeus on perusturvajohtajalla.

Asian edetessä ja ohjauksen alkaessa on tarpeen perustaa erilaisia työryhmiä. Valmistelevaa työtä on paljon ja osa työstä on jo aloitettu, kuten esimerkiksi määrämuotoisen kirjaamisen valmennus sekä asiakirjojen nykytilan kartoitus. Työryhmät asetetaan myöhemmin tarpeen mukaan.

Päätös:

Esitys hyväksyttiin.

__________