Dynasty tietopalvelu Haku RSS Kittilän kunta

RSS-linkki

Kokousasiat:
http://dynasty.kittila.fi:80/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30

Kokoukset:
http://dynasty.kittila.fi:80/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30

Rakennus- ja ympäristölautakunta
Pöytäkirja 24.01.2019/Pykälä 4

Edellinen asia | Seuraava asia Muutoksenhakuohje Kokousasia PDF-muodossa

Rakennus- ja ympäristölautakunta

§ 4

24.01.2019

 

Palvelusähköpostin avaaminen ympäristövalvonnalle

 

RakYmplk 24.01.2019 § 4

 

 

Palvelusähköpostin tarkoitus on sujuvoittaa asiointia ympäristövalvonnassa. Sähköposti tulisi ympäristösihteerin, ympäristötarkastajan ja teknisen osaston toimistovirkailijan, sekä heidän sijaistensa käyttöön.

 

Ympäristötarkastajan viran perustamisen jälkeen asiakkaat ovat lähettäneet sähköpostia kahdelle viranhaltijalle tai vaihtoehtoisesti toisen on täytynyt välittää viestit itse myös toiselle. Asiakkaille ei ole aina ollut selvää, kuuluuko hänen ottaa yhteyttä ympäristötarkastajaan vai ympäristösihteeriin. Palvelusähköposti (esim. ymparistovalvonta@kittila.fi) varmistaa, että kumpikin viranhaltija saa saman tiedon, jolloin myös asiakkaalle vastaaminen sujuvoituu eikä asiakkaan itse tarvitse heti tietää, kumpi asian ottaa hoitaakseen. Palvelusähköposti varmistaa, että vireille tulevat asiat viipymättä kirjataan kunnan asianhallintajärjestelmään. Yksi yhteinen sähköposti on siis asiakasystävällinen.

 

Ympäristövalvonnassa ei ole toistaiseksi käytössä esimerkiksi "Lupapistettä" tai muuta vastaavaa sähköistä asiointijärjestelmää, jonka kautta voitaisiin toimittaa hakemusliitteitä, ilmoituksia tai täydennyksiä. Sähköposti on siis tärkeä väylä virallisten asiakirjojen toimittamiseen. Tällä hetkellä kirjaamon kautta tulee myös paljon esimerkiksi erilaisia tutkimusraportteja, jotka kirjaamo lähettää erikseen ympäristösihteerille sekä teknisen osaston toimistovirkailijalle, joka taas tallettaa ne verkkoasemalle. Palvelusähköposti varmistaa sen, että kaikilla on tiedossa, mitä asiakirjoja on saapunut ja niihin voidaan reagoida nopeammin.

 

Esimerkiksi poissaolojen sattuessa yhteydenotot ja viestit välittyvät palvelusähköpostin avulla edelleen myös paikalla olevalle viranhaltijalle, joka pystyy vastaamaan asiakkaille. Myös muiden yhteistyötahojen, kuten ELY-keskuksen kanssa asioiminen helpottuisi ja sujuvoituisi ympäristövalvonnan asiointisähköpostin myötä. Sähköpostiviestit ja saapuneet tiedostot olisivat kummankin viranhaltijan sekä toimistovirkailijan löydettävissä ja ajantasainen tieto tulisi samaan aikaan kaikille. Halutessaan asiakas voi ottaa edelleen yhteyttä myös suoraan henkilökohtaiseen työsähköpostiin, mikäli on hoitanut asiaansa kyseisen viranhaltijan kanssa tai haluaa ottaa suoraan yhteyttä henkilöön.

 

Vs. ympäristösihteeri:

Esitän, että ympäristövalvonnalle perustetaan palvelusähköposti.

 

Päätös:

Esitys hyväksyttiin.

__________


Edellinen asia | Seuraava asia Muutoksenhakuohje Kokousasia PDF-muodossa