Kunnanhallitus
Pöytäkirja 03.12.2021/Pykälä 553

Valtuuston kokousten sähköiset esityslistat- periaatepäätös ja aikataulutus

424/00.02/2019

Khall 03.12.2021 § 553

(Lisätietoja: Hallintojohtaja Sanna Ylinampa, puh. 040 653 0774)

Digitalisaation edistäminen ja sähköisten kokouskäytänteiden käyttöönoton laajentaminen kaikkiin toimielimiin on lisätty Kittilän kunnan sitoviin tavoitteisiin talousarviossa vuodelle 2021.

Kunnanvaltuuston jäsenille ja varajäsenille on hankittu kannettavat tietokoneet. Kaikki valtuutetut ovat hakeneet heille varatut koneet ja heidän kanssaan on käyty läpi sähköisen kokouspalvelun eli CloudMeetingin käytön perusohjeet, sisältäen mm. perehtymisen siihen, mistä esityslistat löytyvät ja miten esityslistaa liitteineen luetaan.

Näin ollen kunnanvaltuuston osalta voidaan siirtyä käytäntöön, että valtuuston jäsenille ja varajäsenille toimitetaan esityslistat liitteineen ja oheismateriaaleineen 1.1.2022 alkaen pelkästään sähköisen kokousjärjestelmän kautta. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että esityslistat lähetetään kokoushallinnasta sähköisesti julkaisupalvelimelle ja paperisista esityslistoista luovutaan. Esityslistoja ei lähetetä paperilla eikä kokouksessa ole paperisia esityslistoja, vaan esityslistaa luetaan tietokoneen kautta.

Vuoden 2022 aikana selvitetään tarvittavat toimenpiteet liittyen sähköiseen kokoustamiseen siirtymiseen.

Valtuutetuille on järjestetty koulutusta sähköisen esityslistan lukemiseen/käyttöön 26.10.2020 ja nauhoite kyseisestä koulutuksesta on edelleen katsottavissa CloudMeetingissä erillisessä työtilassa. Jos laitteiden käytössä taikka sähköisen kokouspalvelun käytössä tai kirjautumisessa ilmenee ongelmia, tulee olla yhteydessä kunnan IT-tukeen.

Kunnanjohtaja:

Kunnanhallitus päättää esittää valtuustolle, että 1.1.2022 lähtien kunnanvaltuuston esityslistat liitteineen ja oheismateriaaleineen toimitetaan sähköisesti valtuutetuille ja varavaltuutetuille.

Kunnanhallitus päättää tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa.

Päätös:

Esitys hyväksyttiin.

Pöytäkirja tarkastettiin tämän asian osalta kokouksessa.

__________