Kunnanhallitus
Pöytäkirja 20.10.2020/Pykälä 417

Valtuuston kokousten sähköiset esityslistat- periaatepäätös ja aikataulutus

424/00.02/2019

Khall 20.10.2020 § 417

(Lisätietoja: Vs. hallintojohtaja Hanna-Maria Grandell, puh. 040 572 4460)

Digitalisaation edistäminen ja sähköisten kokouskäytänteiden käyttöönoton laajentaminen kaikkiin toimielimiin on lisätty Kittilän kunnan sitoviin tavoitteisiin talousarviossa vuodelle 2021.

Kittilän kunnan kuluvan vuoden 2020 talousarviossa on jo varauduttu sähköisen kokouskäytäntöön liittyvien laitteiden ja ohjelmistojen hankintaan.

Kunnanvaltuuston jäsenille, varajäsenille on hankittu kannettavat tietokoneet. Vastaavasti Innofactorin kautta on luottamushenkilöiden verkkopalvelu, joka sisältää sähköisen kokouskäytännön. Luottamushenkilöille, viranhaltijoille ja työntekijöille, joiden tehtävät liittyvät sähköiseen kokouskäytäntöön, järjestetään kannettavien koneiden ja kittila.fi-sähköpostin käyttökoulutus sekä verkkopalvelun/sähköisen kokouskäytännön vaatima koulutus.

Kunnanvaltuuston kokousten osalta on tarkoitus siirtyä toimittamaan esityslistat sähköisesti vuoden 2021 alusta lukien. Tämä tarkoittaa sitä, että esityslistat lähetetään kokoushallinnasta sähköisesti julkaisupalvelimelle ja paperisista esityslistoista luovutaan. Esityslistoja ei lähetetä paperilla eikä kokouksessa ole paperisia esityslistoja, vaan esityslistaa luetaan tietokoneen kautta

Seuraavassa vaiheessa (vuoden 2021 aikana) kokousmenettely myös valtuustossa hoidetaan sähköisesti. Tämä edellyttää kuitenkin uuden hallintosäännön voimaantuloa, tehtäväkuvien uudelleen tarkastelua lähinnä teknisen sihteerin osalta sekä perusteellista koulutusta valtuutetuille ja varavaltuutetuille.

Ennen yksinomaan sähköiseen kokouskäytäntöön siirtymistä on tarkoituksenmukaista varmistaa järjestelmän toimivuus. Myös tietoliikenneyhteyksiin liittyvät mahdolliset ongelmat tulee kartoittaa ja ratkaista ennen yksinomaiseen sähköiseen kokoustamiseen siirtymistä.

Sähköisen esityslistan lukemiseen/käyttöön liittyvä koulutus on tarkoitus toteuttaa valtuustokokouksen yhteydessä 26.10.2020 klo 12:00-13:00 valtuustosalissa. Tämän jälkeen on mahdollista lähteä kokeilemaan/ käyttämään sähköistä järjestelmään jo kuluvan vuoden aikana harjoittelumielessä.

Kunnanjohtaja:

Kunnanhallitus päättää

1) valtuuttaa hallintotoimen tilaamaan kuluvana vuonna tarvittavat ohjelmistot ja ulkopuoliset koulutukset sähköisen kokouskäytänteen edistämiseksi

2) esittää valtuustolle, että 1.1.2021 lähtien kunnanvaltuuston esityslistat toimitetaan sähköisesti valtuutetuille ja varavaltuutetuille; jo tämän vuoden puolella tätä voidaan toteuttaa harjoittelumielessä

3) esittää valtuustolle, että ensimmäinen koulutustilaisuus aiheeseen liittyen järjestetään 26.10.2020 klo 12:00-13:00 ennen varsinaista valtuuston kokousta

4) esittää valtuustolle että varsinainen sähköiseen kokoukseen siirtyminen toteutetaan vuoden 2021 aikana, kun tietotekniset valmiudet asiaan ovat olemassa, uusi hallintosääntö hyväksytty ja tekninen sihteeri kokouksiin on nimetty

Päätös:

Esitys hyväksyttiin.

Pöytäkirja tarkastettiin tämän pykälän osalta kokouksessa.

__________