Vapaan sivistystyön lautakunta
Pöytäkirja 20.05.2020/Pykälä 19

Uuden sähkökäyttöisen jäänhoitokoneen hankinta

161/02.08.00/2020

Vapsivlk 20.05.2020 § 19

(lisätietoja: liikuntasihteeri 040 573 1123)

Vapaan sivistystyön lautakunta päätti viime syksyn talousarviokokouksessaan (28.10.2019 § 45), että Agnico Eagle -jäähallille hankitaan uusi sähkökäyttöinen jäänhoitokone leasing-sopimuksella. Tätä tarkoitusta varten liikuntatoimen vuoden 2020 talousarvioon on varattu 10 000 euron suuruinen määräraha kustannuspaikalle 70202 menotilille 4840.

Liikuntatoimella on tällä hetkellä käytössään kaksi (2) nestekaasukäyttöistä jäänhoitokonetta. Hallikäytössä on 1990-luvun Olympia ja ulkokäytössä on 1980-luvun Zamboni. Näiden kahden ikääntyvän koneen huolto- ja kaasukalibrointikustannukset ovat lisääntyneet viime vuosina. Myös nestekaasu muodostaa vuositasolla merkittävän kuluerän. Viime vuonna nestekaasulasku oli noin 4 200 euroa.

Hankinnan kohde on uusi sähkökäyttöinen jäänhoitokone viiden (5) vuoden eli kuudenkymmenen (60) kuukauden leasing-sopimuskaudeksi. Liikuntatoimi katsoo, että urheilukeskuksen molemmat nestekaasukäyttöiset jäänhoitokoneet tulisi mahdollisuuksien mukaan vaihtaa sähkökäyttöisiin koneisiin. Näin ollen liikuntatoimi pyysi uuden sähkökäyttöisen jäänhoitokoneen lisäksi optiotarjousta käytetystä sähkökäyttöisestä jäänhoitokoneesta niin ikään kuudenkymmenen (60) kuukauden leasing-sopimuskaudeksi. Vaihdossa liikuntatoimi tarjosi edellä mainittuja nestekaasukoneita. Käytettyä konetta koskevan optiotarjouksen jättäminen oli täysin vapaavalintaista.

Hankintayksikkö (liikuntatoimi) on kilpailuttanut uuden sähkökäyttöisen jäänhoitokoneen Cloudia-järjestelmässä sekä julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituspalvelussa (HILMA). Kilpailutus toteutettiin avoimena menettelynä. Tarjouspyyntö julkaistiin 29.4.2020. Tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tuli lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalin kautta 5.5.2020 klo 16 mennessä. Tarjousten jättämisen määräaika oli 13.5.2020 klo 12 mennessä.

Tarjouskilpailun voittajan valintaperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus. Arviointiperusteena on paras hintalaatusuhde.

Tarjouskilpailun vertailuhinta on tarjouspyynnön mukaisen jäänhoitokoneen kokonaishinta (ALV 0 %) kuudenkymmenen (60) kuukauden sopimusajalle. Hinnan painoarvo on viisikymmentä (50) prosenttia. Matalin tarjottu vertailuhinta saa viisikymmentä (50) pistettä. Muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan matalimpaan tarjottuun vertailuhintaan seuraavasti: matalin tarjottu arvo / tarjottu arvo x 50. Lisäksi pisteytetään vuosihuollon hinnoittelu (max. 20 pistettä), akuston takuuaika (max. 10 pistettä), höylästön, koneen rungon, vesisäiliön ja lumisäiliön materiaali (max. 10 pistettä) sekä pyörästön toimintaperiaate (max. 10 pistettä). Maksimipistemäärä näiden osa-alueiden osalta on viisikymmentä (50) pistettä.

Liikuntatoimi on päätynyt edellä selostettuun pisteytykseen keskustelemalla Kittilän kunnan jäähallihenkilökunnan kanssa, selvittämällä muiden paikkakuntien käyttäjäkokemuksia sekä perehtymällä markkinoilla oleviin vaihtoehtoihin.

Tarjouspalvelu-toimittajaportaalin kautta esitettyjen lisätiedustelujen perusteella hankintayksikkö päätyi muokkaamaan tarjouspyyntöä 5.5.2020 sekä 6.5.2020. Tarjouspyynnöstä poistettiin niin kutsuttua hihnakuljetinta koskeva pakollinen vaatimus. Lisäksi jäänhoitokoneen teränvaihtoprosessia koskevaa pakollista vaatimusta muokattiin siten, että tarjoajaa pyydettiin oleellisilta osin selostamaan teränvaihtoprosessin pääperiaatteet sekä työvaiheet, mikäli teränvaihdon suorittaminen yläkautta ei ollut tarjotun tuotteen kohdalla mahdollista.

Määräaikaan (13.5.2020 klo 12) mennessä saatiin kolme (3) tarjousta. Tarjouksen jättivät Prorink International AB, Kessu Oy sekä Rkk Bear Group Oy. Tarjoukset avattiin 13.5.2020 klo 12.47. Tarjousten avaamisesta on laadittu kirjallinen avauspöytäkirja.

Tarjousten avaamisen jälkeen hankintayksikkö tarkisti, että kaikki tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tämän tarkastelun yhteydessä hankintayksikkö havaitsi teknisen virheen. Yksi tarjoaja oli syöttänyt tarjouslomakkeelle virheellisen lukeman. Tarjoajia pyydettiin ilmoittamaan tarjouspyynnössä määritellyn ja vaatimukset täyttävän jäänhoitokoneen kokonaishinta (ALV 0 %) kuudenkymmenen (60) kuukauden sopimuskaudelle. Yksi tarjoaja oli ilmoittanut kyseisessä kohdassa ainoastaan yhden kuukauden vuokrahinnan. Oikeuskäytännössä tarjouksen hylkäämistä tällaisen teknisen virheen perusteella on pidetty kohtuuttomana.

Lapin hankinta-asiamiehen antamien ohjeiden mukaisesti hankintayksikön edustaja otti kyseiseen tarjoajaan yhteyttä ensin puhelimitse ja sen jälkeen sähköpostitse. Tarjoajaa pyydettiin vastaamaan sähköpostiin pikaisesti ja ilmoittamaan tarjotun jäänhoitokoneen veroton kokonaishinta kuudenkymmenen kuukauden sopimuskaudelle. Samassa yhteydessä tarjoajaa pyydettiin täsmentämään tarjouksessaan antamiaan tietoja liittyen höylästön, lumi- ja vesisäiliöiden sekä koneen rungon materiaaleihin. Tarjoaja vastasi sähköpostiviestiin välittömästi ja ilmoitti hankintayksikön pyytämät tiedot ja tarkennukset. Hankintayksikkö korjasi tarjousten vertailutaulukkoa tarjoajan sähköpostitse antamien tietojen perusteella.

Tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja sekä tarjousvertailu ovat esityksen oheismateriaalina.

Vs. sivistystoimenjohtaja:

Esitys tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen.

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

Päätös:

Esitys hyväksytään sillä muutoksella, että Vapaan sivistystyön lautakunta päättää esittää kunnanhallitukselle vs. sivistystoimenjohtajan pohjaesityksen hyväksymistä.

__________