Vapaan sivistystyön lautakunta
Pöytäkirja 28.10.2019/Pykälä 44

Vapaan sivistystyön lautakunnan kokoukset ja kokouskutsujen lähettäminen

Vapsivlk 28.10.2019 § 44

(Lisätietoja: vs. sivistystoimenjohtaja p. 040 7057 486)

Kittilän kunnan hallintosäännön mukaan toimielin päättää kokousajan ja -paikan (127 §). Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.

Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen. Hallintosäännön 128 § mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä olleessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksen tekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimien päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteessä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

Vapaan sivistystyön lautakunnan jäsenet ovat saaneet kannettavat tietokoneet ja koulutuksen sähköisestä kokouskäytänteestä 18.4.2019. Myös varajäsenet ovat saaneet kannettavat tietokoneet ja vastaavan koulutuksen 27.5.2019. Koulutustilaisuudessa keskusteltiin, että jatkossa vapaan sivistystyön lautakunnan kokouskutsut lähetetään viisi päivää - viikonlopun päivät mukaan lukien - ennen kokousta sähköiseen kokouskäytänteeseen siirtymisen jälkeen.

Vs. sivistystoimenjohtaja:

Lautakunta päättää, että vapaan sivistystyön lautakunta kokoontuu eri kutsusta. Kokouspaikkana on kunnanhallituksen kokoushuone tai muu kokoushuone kunnantalolla.

Vapaan sivistystyön lautakunnan kokouskutsu ja esityslista tulee lähettää vähintään viisi (5) päivää ennen vapaan sivistystyön lautakunnan kokousta kullekin jäsenelle sekä niille, joilla on kokouksessa läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus. Viikonlopun päivät sisältyvät laskennallisiin päiviin.

Esityslistat lähetetään sähköpostilla lisäksi kunnanhallituksen puheenjohtajalle ja kunnanjohtajalle sekä laitetaan kunnan www.-sivuille.

Lautakunnan kokouksen pöytäkirja tarkistetaan kokouksessa päätettynä ajankohtana ja pidetään nähtävänä kunnanvirastolla pöytäkirjantarkistusta seuraavana arkipäivänä.

Päätös:

Vs. sivistystoimenjohtaja Aarne Mäkelä muutti esitystään siten, että lautakunta päättää, että vapaan sivistystyön lautakunta kokoontuu eri kutsusta. Kokouspaikkana on kunnanhallituksen kokoushuone tai muu kokoushuone kunnantalolla.

Vapaan sivistystyön lautakunnan kokouskutsu julkaistaan sähköisessä kokouspalvelussa ja esityslista tulee lähettää vähintään viisi (5) päivää ennen vapaan sivistystyön lautakunnan kokousta kullekin jäsenelle sekä niille, joilla on kokouksessa läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus. Viikonlopun päivät sisältyvät laskennallisiin päiviin.

Esityslistat lähetetään sähköpostilla lisäksi kunnanhallituksen puheenjohtajalle ja kunnanjohtajalle sekä laitetaan kunnan www.-sivuille.

Lautakunnan kokouksen pöytäkirja tarkistetaan kokouksessa päätettynä ajankohtana ja pidetään nähtävänä kunnanvirastolla pöytäkirjantarkistusta seuraavana arkipäivänä.

Vs. sivistystoimenjohtajan muutettu esitys hyväksyttiin.

__________