Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 31.10.2019/Pykälä 99

Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymän elintarvikkeiden hankintarengas 1.11.2020-31.10.2022 sekä optiovuodet

152/02.08.00/2015

Teknlk 31.10.2019 § 99

(Lisätietoja: Ravintopalvelupäällikkö 040 5410 137)

Hankintayhteistyötä koskeva kysely elintarvikkeista ajanjaksolle 1.11.2020-31.10.2022 + optiot ajalle 1.11.2022-31.10.2023 ja 1.11.2023-31.10.2024.

Lapin sairaanhoitopiirin alueen jäsenkunnat ja terveydenhuollon kuntayhtymät ovat jo useamman vuoden ajan harjoittaneet laajamittaista yhteistyötä elintarviketarjousten pyytämisessä.

Aiempi elintarvikesopimus astui voimaan 1.11.2016 ja päättyi 31.10.2018. Sopimukseen sisältyi kaksi optiovuotta, jotka otettiin käyttöön. Tällä hetkellä on menossa viimeinen optiovuosi, joka on päättymässä 31.10.2020.

Hankintayhteistyöllä saavutetaan yleensä merkittäviä etuja:

- suurostajan edut; edullisemmat hinnat ja paremmat ostoehdot suuresta hankintavolyymistä johtuen

- yksi yhteinen kilpailutusprosessi

- laaja asiantuntemuksen ja kokemusperäisen tiedon hyödyntäminen

Hankintarenkaan ohjausryhmä

Hankintarenkaasta muodostetaan hankintaohjausryhmä, joka kokoontuu 3-5 kertaa vuodessa. Hankintaohjausryhmässä seurataan hankintakauden etenemistä, muokataan elintarvikkeiden tuoteryhmäkohtaisia listoja, kehitetään kriteeristöä mm. voimassa olevia ravitsemussuosituksia ja aistinvaraista arviointia apuna käyttäen, keskustellaan reklamaatiotapauksista ja kehitetään hankintaprosessia yhteistyössä hankintatoimen kanssa.

Elintarvikehankintarenkaan ohjausryhmä tekee esityksen hankintapaikoista Lapin sairaanhoitopiirin yhtymähallitukselle.

Seurantakokoukset tarjoajien kanssa

Lapin sairaanhoitopiiri järjestää sopimuskauden aikana kerran vuodessa yhteisen seurantakokouksen kuntien, terveydenhuollon kuntayhtymien ja valittujen tarjoajien kanssa.

Seurantakokouksissa käydään mm. neuvottelut hinnantarkastuksista ja käsitellään toimituksiin liittyviä asioita.

Hankintayhteistyö

Hankintayhteistyön onnistumisen edellytyksenä ja kokonaisedun ehtona on, että hankinnoissa ehdottomasti noudatetaan tehtyjä päätöksiä hankintalain edellyttämällä tavalla.

Hankintayhteistyöhön mukaan lähtevien tulee ratkaista hyvissä ajoin ennen tarjouspyynnön lähettämistä se, ovatko ne mukana elintarvikeyhteishankinnassa.

Elintarvikkeiden hankintarenkaan ulkopuolelta saa ostaa perunat, vihannekset, juurekset, kalaa (siika, ahven, hauki) fileinä, massana sekä kuutioina. Poronliha, marjat sekä leipä voidaan ostaa myös hankintarenkaan ulkopuolelta.

Elintarvikkeet- hankintaryhmään kuulumisesta tulee antaa sitoumus viimeistään 30.11.2019.

Tekninen johtaja:

Tekninen lautakunta päättää esittää kunnanhallitukselle, että se päättää osallistua elintarvikkeiden hankintaryhmään sopimuskaudeksi 1.11.2020 - 31.10.2022 sekä mahdolliset optiokaudet 1.11.2022 - 31.10.2023 ja 1.11.2023 - 31.10.2024. Ilmoitus osallistumisesta annetaan päätöksen jälkeen.

Päätös:

Esitys hyväksyttiin.

__________